1. Les appels facilités par la co-conception sont conformes à la fréquence définie dans les objectifs supérieurs :
- Embarquement mensuel.
- Tissage communautaire semestriel.

2. Proposer des appels individuels ponctuels aux membres du CoLab en cas de besoin, par exemple s'ils expriment le souhait de devenir rapidement actifs dans un ou plusieurs cercles ou groupes de travail.

3. Les enregistrements bruts des réunions, l'historique des discussions et toutes les notes sont accessibles sur un disque partagé pour les réunions semestrielles des contributeurs de la communauté.

4. Des artefacts digestes, par exemple un courriel de bienvenue envoyé au coordinateur des communications avant l'appel : qui nous sommes, ce que nous faisons, ce que vous pouvez attendre et ce que nous attendons de vous, et après un appel d'accueil : que faire maintenant, à qui s'adresser, où aller, demande de mise à jour de la cartographie des compétences.

5. Les triangles de clôture - mettre en relation les personnes qui arrivent avec des espaces et des personnes de l'écosystème pour les aider à s'orienter, par exemple un projet ou une personne à la recherche d'un financement se réfère à Tanya dans le cercle de financement, ajoute la personne au canal et lui montre comment trouver la base de données des opportunités de financement.

6. PARTIELLEMENT ATTEINT : Bref suivi quelques mois plus tard, comment vont les gens, sont-ils actifs, si non, pourquoi pas, quel soutien supplémentaire pourrait être disponible ? - des aspects supplémentaires du soutien n'ont pas eu le temps d'être suivis.

7. Rétrospective du processus d'intégration et d'engagement afin de transformer les enseignements tirés en améliorations du processus, de manière continue et annuelle. 

L'équipe d'accueil des jardiniers organise des appels d'intégration mensuels pour les nouveaux membres du CoLab et les membres existants qui ont été inactifs pendant un certain temps. Nous proposons des appels individuels aux membres qui souhaitent discuter plus en détail de leur engagement au sein du CoLab.

Au cours de cette année, nous avons testé différents modèles d'engagement pour combler le fossé entre l'entrée dans un nouvel espace et le fait de devenir actif et de s'engager dans les activités du CoLab. Au début de l'année, nous avons organisé des réunions autour d'un feu de camp, puis nous sommes passés à d'autres types d'activités, notamment la production de deux vidéos destinées à mettre en évidence les avantages des membres et à illustrer le fonctionnement du CoLab. En entreprenant de telles activités, nous engageons maintenant les membres les plus actifs, en créant des espaces pour que leurs voix et leurs expériences soient entendues. En outre, il s'agit également d'un terrain fertile pour toute personne entrant dans le Colab, afin d'apprendre son fonctionnement interne et d'être attiré par ceux qui sont les porteurs de flambeau de la communauté internationale du CoLab de permaculture.

Notre travail consiste également à nous occuper de l'espace de travail Slack du CoLab et à faire de la base de données des compétences de la communauté une ressource utile et utilisée dans l'écosystème du CoLab.

Les appels d'intégration mensuels et ad hoc pour les nouveaux membres du CoLab et les membres existants du CoLab qui souhaitent rafraîchir leur vue d'ensemble du CoLab se poursuivent sur une base continue, actuellement hébergés par Aimee mais bientôt hébergés par Jyo et Abhisek à mesure qu'ils terminent leur formation d'intégration. Un autre cycle de formation sera bientôt ouvert, c'est l'occasion pour vous de rejoindre l'équipe des onboarders pour accueillir et informer les nouveaux membres à mesure qu'ils arrivent dans l'espace.

Nous travaillons sur un document de lignes directrices pour les administrateurs de la plateforme communautaire qui est indépendant de la plateforme puisque le CoLab va passer à une nouvelle plateforme open source dans les mois à venir.

Nenad, l'un des administrateurs de notre plateforme, va quitter l'équipe et passer le relais à d'autres membres de l'équipe. Si cela vous intéresse, veuillez contacter le Welcome Circle.

Nous avons procédé à un examen de nos services en interrogeant les membres et les résultats de cette enquête seront publiés prochainement.

Mise à jour finale

Le Cercle d'Accueil est maintenant ouvert aux nouveaux membres, nous dispensons une formation aux volontaires chargés de l'intégration et offrons un espace aux membres pour qu'ils assument au fil du temps des responsabilités au sein de notre équipe d'administration de la plateforme.

Nous organiserons la formation Next Steps de fin d'année pour 2025 et nous espérons vous y voir nombreux. Un enregistrement sera disponible sur la chaîne YouTube de CoLab.